每个灯具版本建立一份样品记录，说明实际收到什么、审阅了哪些文件，以及买家究竟确认了哪些内容。技术疑问不要藏在外观确认中，放行生产前应把最终订单描述与该记录再次对照。
| 项目 | 应写清的内容 |
|---|---|
| 样品身份 | 记录样品编号、灯具代码、尺寸、饰面与随附部件。注明与报价或参考图的差异，包括仍属暂定的驱动或光源版本。 |
| 外观复核 | 依据所选基准核对约定的可见特征，如金属饰面、玻璃、拼接和比例。照片注明样品编号与复核日期，主观外观观察与测量技术结果分开。 |
| 功能复核条件 | 记录专业安排的演示使用了哪款灯具、驱动和控制器，写明观察结果与未解决问题。视频可留存所见表现，但不能代替所需性能或安全测试。 |
| 文件组合 | 索取具体型号参数表、尺寸图、安装说明，以及项目专业人员要求的配光或其他依据。核对型号和版本，不把无关图册封面当作证明。 |
| 确认与变更 | 写明外观确认人、技术文件复核人和待定事项，条件允许时保留基准样品。尺寸、饰面、部件或控制选项变更，均应记录并与订单重新核对。 |
把这些带进下一次沟通。
- 样品记录准确识别实际提供的版本。
- 外观确认没有掩盖未解决的技术问题。
- 文件对应当前拟选型号及版本。
- 最终订单描述已与样品记录对照。